PRO.4 Dokumentni sistem

PRO.4 DOKUMENTNI SISTEM

Zakaj vsako podjetje potrebuje dokumentni sistem?

Večina delovnih postopkov temelji na delu z dokumenti. Večina se vas srečuje z dokumenti, ki pridejo v podjetje, prav tako pa že v samem podjetju nastaja veliko dokumentov. Ti dokumenti so v papirni obliki shranjeni v vložnih mapah po različnih pisarnah in oddelkih, kar pomeni tudi oteženo iskanje. Zato je brezpapirno poslovanje danes postalo realnost in nujen korak za vsa podjetja.

Prednosti brezpapirnega poslovanja s Pro.4 Dokumentnim sistemom

Večja Varnost Dokumentov

V brezpapirnem poslovanju je znatno nižje tveganje, da se kakšen dokument oz. račun izgubi, založi ali pa po nesreči vrže stran, saj sodobna računalniška tehnologija omogoča obnavljanje dokumentov.

Manj Porabljenega Časa

Čas, ki ga porabimo s potrjevanjem računov od vrat do vrat ter z vlaganjem dokumentov v mape ter iskanjem teh istih dokumentov kasneje, je lahko porabljen za kaj bolj pomembnega. Vso pošto in račune lahko v našem dokumentnem sistemu najdete le z nekaj kliki in se s tem poslovite od sistema od vrat do vrat.

Večji Pregled Nad Delovanjem

V skladu s pravili revidiranja je mogoče zagotoviti popolno sledljivost vseh postopkov. V vsakem trenutku je mogoče ugotoviti, pri komu je dokument v obdelavi in koliko časa posamezen uporabnik nameni zanj. Beleži se tudi sledljivost poznejših sprememb oz. popravkov. S tem si povečamo preglednost in nadzor nad dogajanjem, in tako lažje planiramo svoje delo, kar nam hkrati omogoča takojšnje odgovore na vprašanja strank.

Manj Napak

Za isto delovno nalogo potrebujemo manj časa, zato je realizacija na delovnem mestu višja, kar pomeni tudi konkurenčno prednost. Obenem pa si zaradi le enkratnega vnašanja podatkov v sistem zmanjšamo možnost napak. Prav tako je sodobna tehnologija danes narejena tako, da nas opozori na neobičajne vnose in  s tem zmanjša možnost napak na minimum.

Fleksibilnost

Vse pooblaščene osebe, torej tako zaposleni kakor tudi stranka, lahko od kjerkoli vsak trenutek pogledajo v dokument oz. račun, kar gotovo olajša poslovne odločitve. Edini pogoj za to je internetna povezava. S tem smo veliko bolj prilagodljivi situaciji, poslovanje poteka bolj neovirano in tudi zaposleni so bolj fleksibilni glede svojega delovnega časa, načina in lokacije.

Nižji Stroški Papirja

Če vemo, da povprečna oseba v Evropi na leto porabi med 250 – 300 kg papirja ali, da povprečen pisarniški zaposleni v ZDA porabi letno 10.000 listov papirja, lahko sklepamo, kako znaten je prihranek za podjetje z zmanjšanjem papirnega poslovanja.

Nižji Strošek Shranjevanja Dokumentacije

V brezpapirnih pisarnah ne potrebujejo dodatnih arhivov ter skladišč, kjer bi shranjevali račune preteklih let ter mape s pomembnimi in manj pomembnimi vsebinami. Brezpapirno poslovanje vam omogoča varno in trajno arhiviranje na mnogo cenejšem majhnem prostoru oz. celo na oddaljenih lokacijah preko oblaka.

Nižji Strošek Zaposlenih

Brezpapirno poslovanje vam prinese tudi znižanje stroškov zaposlenih, saj se poveča hitrost obdelave posameznega dokumenta, za enak obseg dela pa potrebujemo manj zaposlenih. Če pravilno racionalizirate opravila v podjetju z brezpapirnim poslovanjem, vam bo to prineslo ogromen prihranek.

Višja Produktivnost

Ob uresničenju vseh naštetih prednosti, ki jih vsako podjetje oz. organizacija lahko pridobi, ne smemo pozabiti na zelo pomembo – povečano produktivnost, posledično pa tudi učinkovitost in dobičkonosnost. Pri takšnem poslovanju se pojavi manj ozkih grl, storitve so boljše, vaše podjetje pa je bolj konkurenčno in raste hitreje.

Okolju Prijaznejše Poslovanje

Ste kdaj pomislili, koliko dreves vsak dan porabimo za izdelavo papirja? 16 milijonov (16.000.000!) dreves na dan gre zgolj za papir. S takim tempom bi našo zeleno deželico v manj kot 3 mesecih spremenili v golo puščavo brez enega samega drevesa. Zato ne smemo zanemariti ekološkega vpliva. Poleg tega se porabi manj kartuš za tiskalnike, manj črnila, manj prevozov, manj kemikalij itd., kar je tudi zelo dobro za okolje.