Zamenjava programske opreme: Kako jo pravilno stroškovno in časovno planirati?

 

Kako se lotiti digitalizacije? Naložite si brezplačno Belo knjigo, v kateri boste prebrali tudi intervjuje z zadovoljnimi uporabnimi platforme Bizmatch.

 

Naložite Belo knjigo

 

Podjetja se neprestano soočajo s spremembami, ene so manjše, druge večje. Med slednje vsekakor sodita tudi nadgradnja ali zamenjava programske opreme. Podjetja rada podcenijo vpliv tovrstnih sprememb, kar vodi do (vsaj začasnih) težav v poslovanju in (nepotrebnih) dodatnih stroškov.

Zamenjava programske opreme naj se ne zgodi brez načrta

Zamenjava programske opreme najprej potrebuje dober načrt, zato se je lotite kot zahtevnega projekta. Najprej opredelite cilje, ki jih želite doseči, ter določite ključne nosilce oziroma izvajalce, odgovornosti in roke izvedbe. Pomagajte si s programsko opremo za vodenje projektov, da ne bi izpustili kakšnega pomembnega koraka. Prav tako morate opredeliti ključne kazalnike uspeha, da boste lahko izmerili, če je zamenjava programske opreme dosegla zastavljene cilje.

Zamenjava programske opreme zahteva dobro komunikacijo

Poskrbite, da bodo zaposleni (iz)vedeli, zakaj do zamenjave/spremembe prihaja. Komunikacija naj bo v središču načrta upravljanja sprememb. Številni projekti v podjetjih spodletijo prav zaradi neustrezne komunikacije, naj se to ne zgodi tudi vam. Mnogi domnevajo, da preprosto e-poštno obvestilo doseže komunikacijski cilj. V resnici pa je treba komunikacijo pri upravljanju sprememb, ki korenito posegajo v delo zaposlenih in poslovanje podjetja, skrbno pretehtati in izvajati nenehno. Ni dovolj, da preprosto napoveste zamenjavo programske opreme.

Upravljanje tveganj in odpora zaposlenih

Vsak projekt ima določeno stopnjo tveganja. Zamenjava programske opreme se od tega ne razlikuje. V kontekstu sprememb je največje tveganje (morebiten) odpor zaposlenih, ki se ji mora prilagoditi. Namreč, ko zaposleni že dlje časa opravljajo isto delo na enak način in z enakimi orodji,  se jim je morebiti težko prilagoditi novemu procesu ali orodju. Zato se pripravite na soočenje s tem odporom – najlažje ga boste premagali, če boste učinkovito pojasnili, kaj bo z novo programsko opremo drugače in bolje za zaposlene.

Nujnost izobraževanja uporabnikov

Čeprav ponudniki poslovne programske opreme radi poudarjajo, kako intuitivna je ta za uporabo, ima določen odstotek uporabnikov vedno težave. Podjetja zato rada kaj prihranijo in se odločijo za implementacijo brez izobraževanja. To je dvorezen meč, saj navadno vodi do več slabe volje in nepotrebnih stroškov. Prav tovrstni stroški so neredko višji od stroškov pravočasnega izobraževanja ali usposabljanja. Zato poskrbite za posebna srečanja, namenjena predstavitvi in izobraževanju osebja glede sprememb, ki jih prinaša zamenjava programske opreme. Da bo prehod potekal gladko, zagotovite tudi dokumente, ki jih lahko zaposleni pregledajo, da si osvežijo spomin, in kontaktne osebe, ki bodo lahko odgovorile na morebitna bolj zapletena vprašanja.

Ne pozabite na kakovostno integracijo

Poslovna programska oprema podjetju prinaša največ vrednosti takrat, ko je tesno integrirana v poslovanje podjetja. Torej da se odlično povezuje z vsem, kar podjetje oziroma zaposleni počno. Če se po zamenjavi ali uvedbi nove programske opreme zaposleni počutijo, kot da imajo opravka s »tujkom v sistemu«, preverite kaj lahko še izboljšate. Sicer pa velja integracijo vključiti že v osnovni načrt.

Kdaj nadgraditi ali zamenjati programsko opremo?

Ko se odločamo, kdaj je na vrsti zamenjava programske opreme, je ključno upoštevati dve pomembni komponenti: - V kateri fazi razvoja podjetja implementirati programsko opremo? To pomeni razumeti, kje se podjetje nahaja v svojem razvojnem ciklu. Ali raste in se širi ali stagnira? To bo določilo, ali je čas za nadgradnjo ali zamenjavo programske opreme. - Katere so specifične potrebe po nadgraditvi ali zamenjavi programske opreme? To je prepoznavanje, kaj natančno potrebujete od programske opreme. Vsak sistem ima svoje edinstvene zahteve, ki jih je treba upoštevati. Ali gre za potrebo po boljši uporabniški izkušnji, večji učinkovitosti ali izpolnjevanju novih regulativnih zagtev? Časovno planiranje je zato ključnega pomena, saj nam omogoča, da prepoznamo pravi trenutek za nadgradnjo ali zamenjavo programske opreme ter s tem izboljšamo poslovanje in konkurenčnost podjetja.

Koliko bo stala zamenjava programske opreme?

Ko razmišljamo o stroških zamenjave programske opreme, se pogosto osredotočamo zgolj na ceno, ki jo navede ponudnik. Vendar pa je resnica, da je cena le en del enačbe. Dejanski stroški zamenjave programske opreme segajo globlje in jih je treba skrbno preučiti. To ni zgolj vprašanje za oddelek financ, saj so odločitve o stroških pogosto v domeni vodstva in managerjev. Pričakujemo lahko, da bo zamenjava programske opreme vključevala ne samo nabavno ceno novega sistema, ampak tudi stroške implementacije, usposabljanja zaposlenih, morebitne izgube produktivnosti med prehodom ter morebitne dodatne stroške za prilagoditve ali integracije. Poleg tega je treba upoštevati tudi lastne vire in stroške, kot so čas zaposlenih, ki ga porabijo za prehod na novo programsko opremo, ter morebitne izgube prihodkov med prehodom. Zato je pomembno, da se pri oceni stroškov zamenjave programske opreme upošteva celoten spekter dejavnikov in ne zgolj cene, ki jih navede ponudnik.

 

Kako se lotiti digitalizacije? Naložite si brezplačno Belo knjigo, v kateri boste prebrali tudi intervjuje z zadovoljnimi uporabnimi platforme Bizmatch.

 

Naložite Belo knjigo