Zakaj je primerjava ponudb informacijsko komunikacijske tehnologije tako zahtevna, odločitve pa lahko napačne?
Merila ocenjevanja bi morala biti zelo dobro opredeljena. Dobra praksa je, da posameznim zahtevam dodelite uteži.
21.02.2024
O primerjanju jabolk in hrušk ste že slišali. No, ko gre za projekte informacijsko komunikacijske tehnologije, pa je nabor »sadežev« še bistveno bolj pester in odločitev ustrezno težja.
Ocenjevanje ponudb prodajalcev programske opreme je vedno vsaj dvostopenjski proces. V prvem koraku morate ugotoviti skladnost predlogov z osnovnimi zahtevami in s tem upravičenost do popolne tehnične, poslovne in finančne ocene, ki ji sledijo. Šele nato pa se začne ukvarjanje s podrobnostmi.
Skladnost ponudb rešitev informacijsko komunikacijske tehnologije
V primeru večje tehnične ali poslovne neskladnosti med vašim povpraševanjem in prejeto ponudbo lahko to, tudi če je še tako ugodna, zavrnete, sicer si utegnete nakopati veliko težav (in s tem povezanih stroškov). Zelo pozorni bodite, če predlagana programska oprema nima zahtevanega potrdila o skladnosti ali pa predlagana tehnologija še ni bila komercialno uporabljena (je ne uporablja še nobena stranka ponudnika, referenca ne obstaja). Tudi, če ponudnik ni pripravljen sprejeti strogih komercialnih pogojev, kot so plačilni pogoji ali kazni za neizpolnitev zahtev, je to znak za rdeči alarm. Prepričajte se, da je vsaka odločitev o izključitvi ponudnika iz nadaljnjega ocenjevanja utemeljena ter temeljito dokumentirana. Če gre za razpis, se namreč ponudnik lahko pritoži.Ocenjevanje ponudb informacijsko komunikacijske tehnologije
Zelo verjetno je, da se bodo ponudbe za implementacijo informacijsko komunikacijske tehnologije precej razlikovale po obsegu, zmogljivosti in/ali funkcionalnosti poslovne programske opreme. Zato je potrebno najti skupni imenovalec oziroma poskrbeti za »normalizacijo«, ki bo omogočala primerjavo. Če ste prejeli veliko število ponudb, bo ocenjevanje toliko težje. Namreč vsaki ponudbi lahko dodelite eno osebo, ali pa vsem ocenjevalcem dodelite v pregled vse ponudbe. Boljši način je, da vsakemu članu skupine, ki je zadolžena za pregled ponudb, dodelite določeno področje ponudbe – po možnosti v skladu z vašimi merili ocenjevanja – in jih prosite, naj zagotovijo podrobne primerjave na dodeljenem področju. To je lahko na primer pregled funkcionalnosti, varnost/odpornost sistema, cena ... To je morda še vedno težko, a pravičnejše in bolj obvladljivo, saj bodo morebitne razlike med ocenjevalci upoštevane pri vseh konkurentih. Če je le mogoče, v ta postopek vključite strokovnega svetovalca. Ker je seznanjen s programsko opremo, lahko veliko hitreje obdela gradivo in zagotovi, da se popravijo spregledi, napake ali pristranskosti posameznih ocenjevalcev.Kriteriji ocenjevanja informacijsko komunikacijske tehnologije
Prav tako je pomembno, da se vnaprej dogovorite, kako oceniti kategorije, ki jih ni enostavno kvantificirati – kot je odpornost sistema – ali tiste, ki jih je mogoče kvantificirati v več podkategorijah. Ali na primer pri ocenjevanju cene upoštevate celotno začetno naložbo? Skupne stroške v 5, 10, 15 letih? Ali morda želite ločeno oceniti predlagane stroške infrastrukture, vzdrževalnih storitev, licenc in naročnin? Te odločitve je treba sprejeti pred začetkom ocenjevanja in morajo odražati prednostne potrebe vašega podjetja.Ponderiranje kriterijev
Merila ocenjevanja bi morala biti zelo dobro opredeljena. Dobra praksa je, da posameznim zahtevam dodelite uteži.
Primer:
Ustreznost/funkcije 50 %
Zanesljivost delovanja 30 %
Cena 10%
Lokalna podpora 5 %
Razno 5%
-----------------------------------
Skupaj 100 %
Vaši ocenjevalci bi morali napisati poročila s svojih področjih in jih predstaviti ekipi ter poskrbeti, da bodo njihovi zaključki jasno razumljeni in da v njih ni mogoče dvomiti. Sestanke ekipe velja snemati, saj bodo tako ocenjevalci odgovorno opravili svoje delo.