Se vam zdijo IKT projekti predragi? Preplačate jih tudi po lastni krivdi!

Študija podjetja McKinsey, ki je obravnavala več kot 5400 IT projektov, je ugotovila, da v povprečju veliki IT projekti presežejo načrtovan proračun kar za 45 odstotkov, 7 odstotkov jih tudi »zamuja« oziroma preseže predviden čas dokončanja. Še najbolj boleč podatek pa je ta, da kar 56 odstotkov obravnavanih projektov po zaključku dosega slabše rezultate od predvidenih. Največje tveganje glede prekoračitev stroškov in urnika izvedbe imajo projekti uvajanja programske opreme, saj kar dva od treh presežeta zastavljen proračun, tretjina pa jih zamuja z uvedbo. Zakaj se to dogaja in kako to preprečiti?

 

Kako se lotiti digitalizacije? Naložite si BREZPLAČNO Belo knjigo, v kateri boste prebrali tudi intervjuje z zadovoljnimi uporabniki platforme Bizmatch.

 

Naložite Belo knjigo

 

Zakaj pogosto za IKT projekte plačate več, kot ste predvideli, in kako to preprečiti?

Strokovnjaki predlagajo, da se osredotočite na naslednja štiri področja: - Fokus pri IKT projektih naj bo na strategiji in pridobivanju ter sodelovanju deležnikov, namesto izključno na proračunu in urniku. - Zagotovite obvladovanje tehnologije in vsebine IKT projekta – če ustreznega znanja nimate v podjetju, ga poiščite na trgu. - Oblikovanje učinkovitih ekip z usklajevanjem njihovih spodbud s cilji IKT - Skrb za temeljito vodenje IKT projekta – redni in strogi pregledi kakovosti opravljenih nalog/vmesnih dosežkov. Omenjena študija je namreč ugotovila, da že prvi dve točki, če nista opravljeni dobro, vodita do več kot polovice vseh težav s preseženimi proračuni.

Strategija, določitev nosilcev izvedbe IKT projektov in dobro upravljanje

IKT projekti prepogosto ne upoštevajo strategije, saj jih vodijo ljudje, ki upravljajo projekte izključno v skladu s proračunom in časovnimi cilji. Tovrstne nevarnosti zgovorno ponazori digitalna preobrazba neke banke. Projekta se je lotil IT oddelek (ki mu je bil projekt tudi naložen), šele nekaj mesecev, preden bi novi sistem zaživel, pa se je vključil finančni oddelek. To je povzročilo več zapletenih sprememb v računovodskih modulih, pozne spremembe pa so uvedbo zamaknile za več kot tri mesece, kar je banko stalo zneska, ki se je meril v sedemmestni številki. Na drugi strani pa najbolj uspešni projekti vzpostavljajo jasen pogled na strateško vrednost projekta – tisto, ki presega tehnično vsebino. Skladnost s cilji poslovnega načrta je v mislih tistih, ki upravljajo projekt, posledično se tudi izognejo prekoračitvam stroškov. Dobri vodje projektov izboljšujejo načine, na katere podjetje upravlja svoje notranje in zunanje deležnike, kot so vodstvo, oddelek IT, prodajalci, partnerji in regulatorji. Zagotavljajo, da je projekt usklajen s krovno poslovno strategijo podjetja, in izvajajo podrobne analize stališč deležnikov. Vodje projektov nenehno sodelujejo z vsemi vodji poslovnih enot in funkcij, da bi zagotovili pristno usklajenost med poslovnimi potrebami in rešitvami IT, ki se razvijajo.

Poiščite dobrega izvajalca IKT projekta

Dobro projektno vodenje pride do izraza tudi takrat, ko gre za izbiro ponudnikov in izvajalcev ter pogajanja o pogodbah z njimi. Pogajalci v podjetjih bi morali proaktivno prepoznati morebitna tveganja in se ne osredotočati zgolj na ceno, temveč si prizadevati za vzpostavitev dogovorov tipa "win-win". Tako si bodo zagotovili ustrezen odnos izvajalca in imeli dostop do njegovih najboljših kadrov. Najcenejša ponudba se dolgoročno skoraj nikoli ne izkaže za najcenejšo, saj verjetno vsebuje enega ali več kompromisov, ki v nadaljevanju občutno podražijo projekt.

Obvladovanje tehnologije in vsebine

S pomočjo strokovnjakov poskrbite za ustrezno IT arhitekturo in infrastrukturo. V vašem projektnem načrtu naj bodo jasno opredeljene zahteve glede funkcionalnosti, zagotavljanja kakovosti, načrti za migracijo podatkov/uporabnikov in uvedbo ter obseg projekta. Prava ekipa bo razumela tako poslovne kot tehnične pomisleke, zato mora podjetje projektu dodeliti nekaj izkušenih strokovnjakov. Študije potrjujejo, da izkušeni strokovnjaki s svojo presojo in sposobnostjo interpretacije podatkovnih vzorcev lahko znatno povečajo učinkovitost uvedbe IKT projektov.

Pravi ljudje za prave naloge

Da bi bile učinkovite in uspešne, potrebujejo projektne skupine skupno vizijo, skupne timske procese in kulturo visoke učinkovitosti. IKT projekti so »ekipni šport«, skoraj nemogoče je, da bi vse postoril posameznik. Zagotovite, da boste imeli prave ljudi za prave naloge, da bo tehnologija usklajena z vsebino in cilji, in ne poskrbite za kakovostno komunikacijo med strokovnjaki kot tudi komunikacijo s preostalim delom organizacije – ta naj bo jasna, pravočasna in natančna.

 

Kako se lotiti digitalizacije? Naložite si BREZPLAČNO Belo knjigo, v kateri boste prebrali tudi intervjuje z zadovoljnimi uporabniki platforme Bizmatch.

 

Naložite Belo knjigo