Znate povedati, kakšne programske rešitve potrebuje vaše podjetje?
Jasno definirane zahteve glede programske opreme in programske rešitve podjetju prihranijo čas in denar.
08.04.2024
Potrebujete programske rešitve, razvite po meri? Ali pa nemara iščete le najbolj primerno programsko opremo za svoje poslovanja? V vsakem primeru bo vam in ponudniku/om lažje, če boste svoje zahteve jasno opredelili in tudi predstavili. Zakaj je to pomembno? Predvsem zato, da obe strani razumeta, kaj se pričakuje in kaj je pomembno.
Poleg procesov razvoja, prilagoditve in implementacije programske rešitve, jasno opredeljene in predstavljene zahteve poskrbijo, da uvedba poteka tekoče in je časovno in kapitalsko manj potratna. Prihranki oz. stroški so še vedno v veliki večini podjetij ključni dejavnik pri nabavi programske opreme, kar pa se pozneje velikokrat pokaže, da so hkrati tudi razlog za nastanek dodatnih stroškov pri/po implementaciji. In temu se velja izogniti.
Povejte, katere programske rešitve potrebujete, in zakaj
Jasne, jedrnate in izvršljive zahteve pomagajo razvojnim ekipam (beri: programerjem) ustvariti ustrezen izdelek. V njihovem žargonu gre za definicijo oziroma specifikacijo zahtev za programske rešitve. Ustvariti morate dokument s specifikacijo glede programske rešitve. Ta opisuje, kaj bo programska oprema počela in kako naj bi delovala. Opisuje tudi funkcionalnosti, ki jih program potrebuje za izpolnjevanje potreb vseh zainteresiranih strani (podjetja, uporabnikov). V tem dokumentu: - Določite namen programske opreme (kaj naj počne). - Opišite, kaj gradite (predstavite, v kakšnem okolju bo delovala). - Podrobno opišite zahteve programske rešitve, ki jih potrebujete. Dober dokument z zahtevami glede programske rešitve bo opredelil vse, od tega, kako bo programska oprema delovala, kako bo sodelovala s strojno opremo, do pričakovanj, kako bo povezana z drugo programsko opremo. Še boljši dokumenti z zahtevami pa upoštevajo tudi dejanske uporabnike (beri: zaposlene) in človeško interakcijo z njo (uporabniški vmesnik).Zahteve in pričakovanja uskladite s ponudnikom programske rešitve
V naslednjem koraku pošljite ta dokument ponudniku v analizo in potrditev oziroma dodatno usklajevanje – prav mogoče je namreč, da česa, kar ste si zamislili, ni mogoče storiti ali pa je posamezna funkcionalnost povezana z dodatnimi stroški. Poleg tega je dokument z zahtevami odlična podlaga, ki ohranja ekipi na strani ponudnika in podjetja sinhronizirani, obenem pa zagotavlja, da je vsaka zahteva pri implementaciji programske rešitve izpolnjena. In šele ko je izpolnjena, dobi »kljukico«.Kako do prihrankov?
Čas, potreben za pisanje dokumenta z zahtevami glede programske rešitve, se podjetju obilno povrne v fazi razvoja le-te, saj programerjem (ponudniku) omogoča boljše razumevanje vaših potreb glede programja. Tako ponudnik porabi manj časa za pripravo ustrezne rešitve, bistveno manj je tudi izgub, povezanih s popravki in dodatnim usklajevanjem, ki so že pregovorno časovno in finančno potratni. Končno vam lahko seznam zahtev pomaga tudi pri sprejemanju ključnih odločitev o življenjskem ciklu programske rešitve, na primer o tem, kdaj umakniti zastarelo funkcijo.»Plonk listek« za menjavo programske rešitve
Še vedno ne veste, kako oblikovati dokument z zahtevami glede programske opreme? Nič hudega. Našo predlogo lahko uporabite kot »plonk listek«. Predlog vsebine: PROBLEM DOLOČA OBSEG PROJEKTA - Izbira programske rešitve je povezana s problemom, ki ga le-ta rešuje. - Problem je opredeljen v obliki uporabniških zahtev, ki so vezane na določen proces v podjetju. - Nabor vseh procesov in zahtev tako določa osnovo za obseg projekta in oceno vrednosti projekta. - Ko so zahteve po procesih definirane, lahko izvajalec poda t.i. gap-fit oceno – to je ocena, ki definira, kako dobro njihova rešitev pokriva naročnikove zahteve. - Končni obseg projekta pa je določen s specifikacijo, glede katere se uskladita naročnik in izvajalec. - Specifikacija določa pogodbeno vrednost projekta in terminski načrt. - Rezultat specifikacije so končne funkcionalnosti rešitve, ki jih bo izvajalec pripravil za naročnika, slednji pa uporabljal pri svojem poslu. OBSEG DOLOČA VREDNOST in ČASOVNICO PROJEKTA - Obseg projekta je neposredno povezan s stroškovnim delom kot tudi časovnico. - Večje kot so zahteve, dražji in daljši bo projekt. Govorimo o projektnem trikotniku.
- Na obseg projekta lahko gledamo kot en velik projekt ali pa ga lahko razdelimo v več faz. Obstajajo različni pristopi k izvedbi projektov. Celovito ali postopno (agilno). Za uspešnost zagotavljanja ciljev projekta je tako izrednega pomena, da naročnik izbere tak pristop k izvedbi projekta, ki bolje vodi k zagotavljanju ciljev podjetja in strategije.
PRIPRAVA ZAHTEV IN DEFINCIJA PROJEKTA
- Za pripravo seznam procesov in zahtev ima Sinecon pripravljeno svojo metodologijo in orodja, ki temeljijo na desetletnih izkušnjah svojih svetovalcev.
- Namreč, zahteve morajo biti opredeljene ne samo vsebinsko, pač pa tudi, kakšno vrednost imajo za podjetje, katerih poslovnih področij se dotikajo, kakšna tveganja rešujejo, itd.
- Na podlagi analize se potem določijo prioritete reševanja problema. S prvim fokusom na tisti del zahtev, ki bodo podjetju prinesle takojšnje pozitivne učinke, ter zahteve, ki podjetju prinašajo relativno največjo vrednost oz. minimizirajo tveganja poslovanja.
DEFINIRANJE KONČNE VREDNOSTI PROJEKTA
- Za končno vrednost projekta je potrebno oblikovati specifikacijo rešitve.
- Transformacija od naročnikovih zahtev do specifikacije izvajalca se izvede prek t.i. gap-fit analize. Prek te izvajalci ocenijo, kako dobro njihove rešitve pokrivajo zahteve naročnika. Boljša pokritost navadno pomeni dražjo rešitev, vendar na drugi strani pomeni tudi manj potrebnega razvoja, ki je specifičen za naročnika.
- Več kot je razvoja, dražje je vzdrževanje na dolgi rok (poveča se TCO). Predvsem pa pogosto to pomeni tudi večjo odvisnost od izvajalca in težjo nadgradljivost rešitve.
- Priprava specifikacije je končni rezultat uskladitve pričakovanj med naročnikom in izvajalcem in jo pripravi izvajalec. Specifikacija natančno določa končni rezultat v obliki rešitve.
- Zelo pomembno je, da naročnik aktivno sodeluje pri pripravi specifikacije in zato na koncu ni presenečenj, zakaj določene funkcionalnosti manjkajo.
- Namreč, bolj kot so usklajena pričakovanja med naročnikom in izvajalcem, manj je trenj in navadno večje zadovoljstvo na obeh straneh.
- Ni projekta brez trenj, važno je le, da se ta obvladujejo na kontroliran način.