Programska oprema in kako izbrati najprimernejšo za podjetje?
Pripravili smo 7 korakov oziroma nasvetov glede izbire programske opreme, ki vam bodo pomagali sprejeti dobro odločitev:
21.02.2024
Samo zato, ker so tržniki ponudnika programske opreme dobri pri svojem delu – in lahko svojo spletno stran postavijo na vrh Googlove strani z rezultati – še ne pomeni, da bo njihov program tudi najprimernejši za vas. Kateri pa bo?
Programska oprema je en ključnih sestav podjetja in njena izbira ni hiter niti enostaven postopek. Številni lastniki in menedžerji malih podjetij vedo, da potrebujejo nov sistem ali program, vendar jih že pogled na število konkurenčnih si izdelkov in ponudnikov ter misel na čas, potreben za oceno vsakega od njih, ali strah pred izbiro napačne rešitve, odvrnejo od tega, da bi se sploh spoprijeli s tem izzivom. Tudi mi se zavedamo, da je programska izbira del, pri katerem si podjetje ne sme privoščiti napake. V podjetjih sredstev preprosto ni na pretek, zato je pomembno, da že prvič izberete zase kar najbolj primerno rešitev.
Programska oprema – kako do nje v 7 korakih
Pripravili smo 7 korakov oziroma nasvetov glede izbire programske opreme, ki vam bodo pomagali sprejeti dobro odločitev: 1. korak: določite svoj cilj Prvi korak pri izbiri kakršnihkoli programskih orodij za vaše podjetje je vedeti, kaj želite, da programska oprema počne. Kaj naj bi program ali sistem delal? Katere težave mora rešiti? Pri tem se lahko med cilji znajdejo tudi morebitne strateške koristi, npr.: nova ali drugačna programska oprema za nižanje stroškov ali doseganje časovnih prihrankov? 2. korak: vključite zaposlene/uporabnike Pomembno je, da svojo ekipo že na začetku vključite v postopek izbire programske opreme. Prisluhnite vsakomur, ki se želi na tej točki ukvarjati z novim programom ali sistemom oziroma že ima morebitne izkušnje s tovrstno izbiro ali programsko opremo. Ti zaposleni bodo bolje kot kdorkoli poznali težave, povezane s trenutnim načinom dela. Potrebovali bodo tudi zagotovilo, da bo novi sistem dejansko boljši od sedanjega načina dela. Najboljši način za pomiritev morebitnih strahov zaposlenih glede sprememb(e) je, da jim zagotovite, da bodo slišani in njihove potrebe uvrstite na seznam zahtev. 3. korak: izdelajte seznam zahtev Zdaj, ko ste ugotovili, čemu vam bo služila programska oprema, je čas, da postanete nekoliko bolj natančni. Če imate veliko ekipo zaposlenih, morda najprej vključite »prvake«, torej tiste, ki se spoznajo na sodobno programje, šele nato vključite tudi ostale. Čeprav je pomembno, da ima vsak svoj glas, poskušati vključiti vsakega posameznika ni obvladljivo. Zahteve se lahko močno razlikujejo, a osredotočite se na: - Funkcionalne zahteve. Za kaj sploh potrebujete programsko opremo? - Zahteve glede uporabnosti. V mislih imamo enostavnost uporabe. - Tehnološke preference. Ali želite sistem v oblaku ali na lokaciji? Windows ali Mac okolje? - Proračunske zahteve. Koliko si lahko privoščite in koliko je sistem vreden za vaše podjetje? Pri kakšni ceni bi vam sistem dejansko prihranil denar? - Zahteve glede poročanja. Boste potrebovali poročila iz sistema? Če da, kaj je treba vključiti? - Nadgradnje/razširljivost. Je rešitev nadgradljiva in lahko raste skupaj s podjetjem? - Zahteve prodajalca. Morda to vključuje prodajalčev načrt za prihodnji razvoj, pogojevane količine licenc, vzdrževalne pogodbe, odzivni čas podpore itd. - Zdaj preglejte zahteve in jih razvrstite. Za začetek jih razdelite med »nujno/nepogrešljivo« in »lepo bi bilo imeti«. Zavedajte se, da je malo verjetno, da boste že takoj našli programski paket, ki bi izpolnjeval vsa vaša merila in bi vam bil pisan na kožo. Pomislite, glede česa lahko sklenete kompromis. 4.korak: poiščite ustrezne aplikacije Da bi vam skrajšali čas in čim bolj optimizirali razpolaganje z vašimi resursi, smo na bizmatch.pro pripravili katalog produktov ter rešitev programske opreme. Za vsak produkt boste našli tudi ponudnike, ki željeno rešitev/produkt nudijo.5. korak: začnite izključevati rešitve
Vaša naloga je čim hitreje prepoznati neprimerne kandidate. Nima smisla izgubljati časa z ocenjevanjem sistema ali programa, ki se bo na koncu izkazal za neprimernega. Preglejte seznam kandidatov in se osredotočite na nekaj preprostih meril s seznama zahtev. Začnete lahko že s tehnološkimi preferencami (oziroma omejitvami) in proračunskimi omejitvami. Številne rešitve lahko hitro izključite na podlagi teh dveh meril, ne da bi izgubljali čas s predstavitvami ali preizkusi. V idealnem primeru boste na koncu imeli kratek seznam med 5 in 10 programskimi rešitvami.
6. korak: programska ocena in njena ocena
Ocenjevanje zahteva čas, osredotočite se na ocenjevanje programske opreme in njenih funkcij glede na vaša merila (samo na tiste, za katere ste že ugotovili, da jih resnično potrebujete). Če boste organizirali predstavitev s strani ponudnika, se prepričajte, da demonstrator pozna vaše funkcionalne zahteve. Nato naj vam prikaže delovanje funkcij, ki so pomembne za vas. Morda bi bilo koristno pripraviti skripto ali enoten seznam, da vam vsak ponudnik prikazuje iste funkcije v istem vrstnem redu. Tako boste lažje primerjali sisteme/programe.
7. korak: pogajajte se za (naj)boljše pogoje
Poskrbite, da boste s ponudnikom obravnavali poslovna vprašanja, kot so čas implementacije, ravni podpore, razpoložljivost storitev in plačilni pogoji – pri čemer ni mišljena zgolj cena.
Ko gledate končne stroške, ne pozabite vključiti vseh verjetnih stroškov: kot so stroški licenc, podpore in implementacije. Nekatera poceni orodja, ki temeljijo na oblaku, nimajo veliko manevrskega prostora glede cene, spet drugi ponudniki, zlasti tisti, ki uporabljajo mrežo preprodajalcev, pa bodo imeli na cenovnem področju precejšnjo prilagodljivost.
Upoštevanje zgornjih korakov vam bo pomagalo sprejeti pravo odločitev, ko boste naslednjič iskali nov ali nadomestni sistem ali poslovno programsko opremo.